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有没有这样一种可能,用来解决拖延症的工具 —— 待办清单,有时候却变成了造成拖延症的原因之一,对着长长的清单持续焦虑,彻底放弃。

用待办清单做任务管理的弊端不仅如此:

  • 规划任务时不断在日历、日程和时间线之间切换;
  • 添加新任务或计划有变时,不断调整列表里的任务顺序或分组;
  • 过度计划而反而造成了时间浪费。
  • ……

Sorted³ 如何高效管理你的一天

各类任务管理工具的开发者们也意识到了这个问题,于是在自己产品中,用不同的方式做出应对:把清单变短,或是把清单变顺眼。总之就是要尽可能减少待办事项带来的焦虑。

而 Sorted³ 的办法,则是绕过「清单」,直达任务管理的核心:时间。

相比任务管理工具把「清单」作为核心要素,Sorted³ 是以「时间计划」为核心。不只是任务清单,还包含何时做、做多久。

通过「日历 + 时间线 + 任务 + 自动计划」,实现一天时间的高效管理。

收集与整理

任何形式的任务管理,都从收集和整理开始。Sorted³ 在侧边栏固定了「收件箱、计划、列表、标签」四个菜单来帮助你收集和整理任务。

「收件箱」可以帮你收集一切有待完成的任务和日程。你可以在这里清空大脑,将所有任务塞进收件箱,用最快速、精简的记录方式开启任务管理的第一步。

收件箱

接下来你可以通过「列表」和「标签」厘清任务的不同属性,对它们进行组织和整理。

「列表」就像文件夹,但如果只用文件夹的方式管理,文件会很容易越放越深,就会出现难以检索的问题,这时「标签」的作用就体现出来了。你可以根据 Sorted³ 提供的默认「列表」和「标签」设计一套属于自己的组织系统。

在 Sorted³ 的任一界面中,点击任务,即可对任务的属性进行整理,给任务设置规划日期、周期、开始时间、持续时间等等。其中最为重要的,就是设置日期。划动任务,动作栏中就会出现「日期」按钮,在弹出的日历中点击日期即可。

最终,所有带有日期的任务,都会在 Sorted³ 操作的核心界面 ——「计划」中出现。乍看之下,计划只是一个根据日期分类任务的界面,类似其它应用中的「今日待办」。但其实 Sorted³ 的核心功能,全隐藏在这个界面之中。

计划界面

日程安排

不同于其他任务管理应用以 GTD 为底层方法论,Sorted³ 提出了自己的产品理念 —— Hyper-Scheduling。它的字面含义是「超调度」:超级日程调度。其理念的核心在于,以时间为核心来计划每天的任务列表,而不仅仅是列下待办清单。换句话说,任务清单在 Sorted³ 中升级为日程清单。

Sorted³ 以日程为核心,而非任务。不断累积的任务会让人压力变大,越来越长的待办清单会让你在打开软件时心有余悸,在「放弃治疗」的边缘来回摇摆。而 Hyper-Scheduling 则聚焦时间维度,利用日程清单来分配精力,为不同的任务设置不同的持续时间,实现时间和精力双重管理。

最终,在 Sorted³ 中,我们希望将任务能分配到合理的日程中,而不是待办清单中。

Sorted³ 在「计划」菜单的界面中拥有「时间标尺」功能。通过在「时间标尺」进行滚动操作,来快速调整任务的开始时间,而不是点开任务之后再进行调整,通过简化步骤节省调整计划的时间。

通过时间标尺调整计划

为了加快操作的效率,Sorted³ 还设计了「魔术选择」特色功能,通过快速选择多个项目的手势操作方案,再结合「时间标尺」,批量修改任务时间,帮你实现高效任务重新排序的操作。当然,「魔术选择」的作用并不仅限于此,只要涉及批量操作都可以搭配使用。

经过这一步,任务在 Sorted³ 中被转化为日程,解决了任务管理中最为核心的问题:「我现在应该做什么」。

自动计划

然而,如果一切只能手动进行,还算不上高效。

在时间尺和魔术选择的基础之上,Sorted³ 开发了「自动计划」特色功能,可以在你任务过多、疲于安排时,帮你自动安排你的一天。只需配置好一天的开始时间和任务间隔,就可以实现类似课程表的快速计划。如果不满意「自动计划」的时间表,也可以借助「魔术选择」和「时间标尺」进行快速调整,省去冥思苦想和反复操作的时间,实现一天的快速规划。

自动计划

重新组织

除了更快地日程规划、调整,Sorted³ 还提供了「重新组织」功能,也就是对大型任务进行再规划,协助用户将大任务细化为更易完成的一个个小任务,或是将过于琐碎的任务合并成一个。

例如,会议结束后的任务和日程安排,通常要分开记录和完成,此时的重新组织就很有必要。借助「魔术选择」和「重新组织」的拖入框,便可以顺其自然地将大任务的不同节选部分切分为更易完成的小任务。

即使在手机上,也能快速的重新组织

此外,你还可以搭配 Shoutcut 建立自己的 URL Schemes、借助 Siri 等方式实现更高阶的高效操作自动化体验。

通过以上的流程,我们始终围绕时间这个概念,对任务进行规划,关注「何时做何事」,而非「高效组织任务清单」,来帮助我们打破「蔡加尼克效应」。

Sorted³ 升值包里有什么

Sorted³ 工具升值包将包含「Sorted³ 高级会员」和「Sorted³ 定制内容」两项权益,关于高级会员具体权益,请前往官网 查看

为了讲解关于 Sorted³ 的技巧,我们特地邀请了少数派作者 @Voyager_1,来为 Sorted³ 做一个全面且细致的介绍。

在 Sorted³ 系列文章中,我们将通过四篇文章,从任务与日程的区分开始,一步步介绍如何利用 Sorted³ 的特色功能进行收集整理任务、计划日程,当计划有变时,如何重新组织你的日程,以及更高阶的自动化操作,并结合作者的实践经验,为你提供独家使用技巧和方案。

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